Qu’est-ce qu’un inventaire d’archives ?

Inventaires / repérages

Les inventaires sont élaborés au Centre d’archives dans une application de base de données depuis 1997. Ils sont disponibles sur internet (base de données ArchiWebture) et illustrés depuis 2007.

Ils sont le résultat d’un classement approfondi d’un fonds d’archives. Le plus souvent, cette étape est précédée d’une description beaucoup plus sommaire appelée repérage et qui n’est pas structurée de façon aussi rigoureuse. Certains repérages sont disponibles dans ArchiWebture sous forme de fichiers pdf (pour ceux-ci le seul outil de recherche est la recherche libre).

Les inventaires

Les inventaires sont méthodiques (ou “thématiques”), par opposition aux répertoires numériques souvent élaborés dans les services d’archives publiques. Ils sont toujours structurés de la même façon.

Ils s’organisent en unités documentaires dites objets, qui sont soit des « pièces personnelles », soit des projets, réalisés ou non, d’architecture, d’urbanisme, d'ingénieur, d’aménagement intérieur, etc. (cette seconde catégorie étant en général nettement majoritaire dans les archives d’un architecte). Pour faciliter la lecture d’ensemble, ces unités sont regroupées en chapitres, qui sont la première articulation de chaque inventaire.

Les objets

Les objets de type « pièces personnelles » sont en général présentés au début de l’inventaire dans un premier chapitre. Ils sont définis en fonction du contenu du fonds et de la biographie du titulaire, et leur plan de classement est variable d’un fonds à un autre. On y trouve couramment des documents biographiques, des éléments de bibliothèque et de documentation de l’architecte, et des dossiers de gestion de l’agence (pièces administratives, comptables).

Viennent ensuite les projets d’architecture (urbanisme, ingénierie, etc.), regroupés en chapitres créés en fonction de la carrière de l’architecte, et classés chronologiquement à l’intérieur de chaque chapitre. Tous les documents concernant un même projet sont ainsi décrits dans une seule rubrique (un seul objet) dans l’inventaire.

C’est au niveau de l’objet que sont créées les clés de recherche : indexation des protagonistes, indexation géographique, indexation des typologies architecturales, indexation de la nature et du contexte des opérations.

Gérées par des vocabulaires contrôlés, ces indexations permettent d’effectuer les recherches transversales les plus efficaces dans l’ensemble des inventaires.

Les objets sont désignés par une référence objet réunissant une abréviation du nom du fonds, un indice correspondant au chapitre et une mention numérique liée à la date du projet.

Organisation des dossiers

En dessous de l’unité « objet » apparaît la description des dossiers. Dans un fonds d’archives d’architecte, ceux-ci peuvent être de natures et de conditionnements très variés (écrits, imprimés, photographies, plans roulés, plans à plat, maquette, etc.). Quand ils sont nombreux pour un projet donné, leurs descriptions sont regroupées intellectuellement, souvent par phases du projet (conception, avant-projet, exécution, etc.), par tranches de chantier ou selon une autre logique : c’est ce qui s’appelle ensemble de dossiers dans ArchiWebture.

Les dossiers

Les documents d’archives eux-mêmes sont décrits par unités matérielles, les articles, nommés dossiers dans cette application. Il s’agit en fait d’unités matérielles et documentaires à la fois, c’est-à-dire un ou plusieurs documents conditionnés ensemble et concernant un même objet. Ces dossiers portent une cote, qui est indépendante de la référence Objet.

La cote est constituée de chiffres avec une séquence de lettres au milieu, par exemple "153 IFA 90/2". Elle commence par un numéro correspondant au fonds d’archives concerné (un à trois chiffres + séquence AA, AP ou IFA). Le numéro final désigne l’unité matérielle (boîte, pochette), suivi parfois d’un second numéro désignant une unité secondaire (dossier ou rouleau dans une boîte). L’indice de chaque numéro est lié au type de conditionnement du dossier. En effet, les archives d’un architecte étant matériellement hétérogènes, la cotation est subdivisée par types de conditionnement. Ainsi, dans le fonds numéroté 153 IFA, les cotes "153 IFA 1" à "153 IFA 99" seront par exemple affectées aux boîtes d’archives, les cotes "153 IFA 101" à "153 IFA 199" aux documents roulés, etc. (Il peut y avoir des cotes ou des séries de cotes non utilisées, « vacantes ».)

Les documents

Les cotes désignent donc des groupes de documents. Les documents ne reçoivent de numérotation que lorsqu’ils sont numérisés. Dans ce cas les cotes sont constituées de deux lettres suivies de quatre séquences de deux (ou trois) chiffres, par exemple : "AB-01-01-03-21".

Autres modes de cotation

Quelques inventaires rédigés avant l’informatisation ne suivent pas la logique décrite ci-dessus. On n’y parle pas de référence Objet mais de numéros d’inventaire (numéro du fonds suivi d’un numéro d’ordre désignant le projet) ; il n’y a pas de cote de dossiers, les unités matérielles n’étant pas numérotées distinctement.

Les archives déposées par l’Académie d’architecture et celles déposées par le CNAM étaient pourvues d’autres systèmes de numéros, désignant souvent un seul document chacun. Le plus souvent, ces numéros ont été maintenus à côté des cotes décrites plus haut.