Comment donner vos archives

Des archives privées

Les archives d’architecture sont des archives privées appartenant à un architecte, à une société, au conjoint ou aux descendants d’un architecte. La loi ne prescrit rien au sujet de leur conservation au-delà des délais réglementaires (garanties de 10 et de 30 ans) : leurs propriétaires sont libres de les conserver, de les donner, de les vendre ou de les éliminer ; une institution de conservation n’est pas tenue de les recevoir et devra d’abord en déterminer l’intérêt historique.

Les détenteurs d’archives sont cependant encouragés à rechercher pour leurs archives une conservation définitive, en maintenant autant que possible leur intégrité, qui permettra la meilleure exploitation par la communauté des chercheurs : il est déconseillé de vendre des éléments isolés, ou de faire don de plusieurs sous-ensembles à des institutions différentes.

Le Centre d’archives de l’Institut français d’architecture (IFA, aujourd’hui Cité de l’architecture et du patrimoine) a été créé dans les années 1980 afin de constituer une collection aussi large que possible de fonds d’archives utiles à l’histoire de l’architecture sous toutes ses formes, et, secondairement, à la sauvegarde, à l’entretien et à la restauration du patrimoine bâti.

Chaque année, il recueille de nouveaux fonds d’archives, aujourd’hui en très petit nombre compte tenu de ses capacités spatiales. D’autres services d’archives publics en recueillent aussi, notamment de nombreux services d’archives départementales et municipales.

Le don, procédure unique

Tous les fonds d’archives conservés par la Cité de l’architecture et du patrimoine sont reçus en don par l’État et déposés par l’État à la Cité de l’architecture et du patrimoine. Ils doivent donc avoir fait l’objet d’une donation à l’État de la part de l’ensemble des propriétaires du fonds concerné (donc le cas échéant l’ensemble des associés, ou l’ensemble des héritiers). Les services départementaux et municipaux d’archives acceptent parfois aussi de recevoir des fonds sous forme de dépôt.

Toute institution publique qui reçoit un don s’engage à le conserver indéfiniment, en vue de le mettre à la disposition du public. Elle assume donc une charge qui doit être évaluée avant de recevoir le don. De son côté, le donateur abandonne ses droits sur l’ensemble matériel qui est donné. Des deux côtés, il est donc nécessaire d’évaluer la pertinence de ce transfert de propriété.

Dans la loi française, un don d’archives n’est pas assorti d’avantages fiscaux.

Procédure

Lorsqu’un don est proposé, son propriétaire doit d’abord adresser une lettre d’intention de donner (voir document lié) à l’État (ministère de la Culture et de la communication, direction générale des patrimoines, service interministériel des Archives de France), et une copie au Centre d’archives de la Cité de l’architecture et du patrimoine. C’est celui-ci qui prend les contacts directs, examine les archives et discute avec l’architecte ou ses ayants droit. La proposition est ensuite évaluée par le comité scientifique du Centre d’archives, qui se réunit une fois par an, et propose au directeur chargé des Archives de France d’accepter ou de refuser le don. Le comité scientifique préconise parfois un lieu de dépôt précis (autre centre d’archives).

Si le don a lieu, un courrier du ministère de la Culture et de la communication acceptant le don constitue, avec la lettre d’intention initiale, le témoignage d’un don manuel.

Délais

La réflexion préalable concernant le don d’un fonds d’archives peut donc, du côté de l’administration, durer une année. Sa prise en charge peut ensuite être relativement rapide ou différée, selon l’urgence et selon les disponibilités des services concernés. Il faut donc prendre en compte ce temps long qui est très difficilement compressible.

En cas de prise en charge par la Cité de l’architecture et du patrimoine, c’est le Centre d’archives qui organise le transfert matériel des archives jusqu’à ses réserves. Cette prise en charge n’entraîne pas le classement et l’inventaire : la mise à disposition des archives au public, et bien plus encore l’éventuelle mise en valeur d’un fonds (édition, exposition, etc.), n’interviennent souvent que des années plus tard. Il est fréquent que s’écoule une dizaine d’années entre les contacts initiaux et la première mise en valeur d’un fonds d’archives.

Droits d’auteur

Les ayants droit restent titulaires des droits d’auteur attachés au fonds. Ce sont eux qui administrent les droits, matériels et immatériels, notamment à l’occasion des publications.